Las reuniones, aunque sean virtuales, son la herramienta de trabajo más utilizada en las empresas y de las más caras.
Sí, insisto, aunque hayas incorporado metodologías ágiles entre tus colaboradores, aunque te ahorres desplazamientos, aunque puedas enlazar una con otra y aunque hayan facilitado la colaboración profesional entre equipos de trabajo remotos, siguen siendo una de las herramientas más caras y peor utilizadas. ¿Por qué? Por el tiempo que invertimos, las personas involucradas y el retorno de la inversión.
Aunque muchos todavía piensen que si no están reunidos no están trabajando, otros justifiquen sus sueldos estando reunidos continuamente, y algunos piensen que estar reunidos es una muestra de estatus, sigue habiendo una amplia mayoría que prefiere evitarlas o reducirlas al máximo. Pero, en cualquier caso, no voy a hablar de la PRODUCTIVIDAD de tus reuniones. Sea cual sea la cultura de tu empresa acerca de estos encuentros y su gestión, lo que es innegable es que estamos hablando de una plataforma ideal para ejercer influencia y, a continuación, revisaré cinco cuestiones para potenciar su impacto.
- ¿Es necesario convocar la reunión?
En primer lugar, considera si es necesario o no convocar una reunión para tratar ese tema. Piensa en alguna alternativa posible para hablar, decidir o solucionar ese tema que no sea una reunión. ¿Por qué? Porque cuando se sobre-utiliza algo, deja de tener impacto y valor.
Eso es lo que está pasando con tanta reunión virtual. Hartitos ya de tanto Zoom, Teams, Google Meet y demás. Si nos reunimos para todo, desde decidir el presupuesto para una compra necesaria o cuál es el color del que deberíamos pintar la puerta del servicio, estamos poniendo en el mismo nivel de importancia y categoría dos asuntos que no son comparables. Pero como es tan fácil, por qué no hacerlo ¿verdad?
Convocar una reunión así, carece de impacto y por lo tanto no es una plataforma de influencia. Convoca sólo cuando sea realmente necesario y los convocados entenderán que se va a tratar un tema que requiere su máxima atención.
¿Sería posible en tu empresa que se calificaran los temas para los que se requiere una reunión y los que no?
- Elije un momento y lugar adecuados para la reunión.
Si quieres influir y no manipular:
👉 Escoge un momento del día en el que la gente está fresca (y no excesivamente cansada con lo que no podrán analizar y entender lo que se les está contando).
👉 Elije un momento en el que no estén estresados porque se les acaba el plazo para entregar algo.
👉 Avisa con tiempo de antelación suficiente para que la gente venga a la reunión con una cierta planificación en sus agendas, donde hayan podido dar cabida a todo y el tiempo que han reservado para su reunión sea tiempo de calidad.
👉 Reserva un tiempo para un pequeño descanso o un café si la reunión dura más de una hora. Los extrovertidos necesitan ese tiempo para charlar y compartir, y los introvertidos también te lo agradecerán porque necesitan ese tiempo para un cierto recogimiento y reflexión.
- Sin agenda no hay reunión.
Se supone que has debido enviar la agenda de la reunión a todos los convocados con tiempo suficiente para que sepan cuál es el OBJETIVO de la reunión, de qué temas se va a hablar (y qué tiempo se ha adjudicado para cada tema) y hayan podido leerse los documentos de referencia (si has enviado adjuntos, por ejemplo). Así que:
👉 No permitas que los participantes en su reunión se lean los documentos durante la reunión. Se los habrán tenido que leer antes.
Aunque muchos no lo crean, la influencia y la persuasión se trabajan mejor en escenarios donde las personas tienen un nivel medio de conocimientos que no con personas que no saben nada del tema. Se trata de que compren tus ideas y las hagan suyas. Así, las podrán votar o defender como ideas propias y, esto, sólo se consigue si el acto de apropiación de la idea ha sido voluntario. Ellos te ayudarán incluso a buscar más argumentos para defender la idea si haces una exposición de las ventajas y de algunos inconvenientes.
Si lo pintas todo demasiado bonito, producirá sospechas.
Si es más objetivo, generará aliados.
- Posiciones mentales y físicas.
Si la reunión se va a producir físicamente (y no es una videoconferencia) es importante la silla que ocuparás. Dependiendo del lugar físico que ocupes (cabecera, lateral derecho de la cabecera, lateral izquierdo, posición media en la mesa entre personas que no son de tu equipo…) podrás permitirte una mayor o menor visibilidad, así como un acercamiento táctil y manejar distancias y espacios.
Toma nota:
✍ Si lo que quieres es darle importancia y poder a una persona de tu equipo, cédele la cabecera.
✍ si lo que quieres es que un miembro introvertido participe más activamente, cédeles la cabecera.
✍ si lo que quieres es reducir enfrentamientos entre dos equipos, intercala a un miembro de cada equipo con otro no permitiendo que se posicione un bando en un lado de la mesa y el otro en el otro bando.
✍ si lo que quieres es ver qué pasa a un nivel más interno entre los participantes (nervios, etc.) prueba con una mesa de cristal (es la mejor opción para poder ver las piernas de todos los convocados y entender mucho mejor sus estados emocionales internos y su posicionamiento con respecto a los temas que se van tratando).
✍ si lo que quieres es reducir diferencias de estatus e igualar el grado de importancia de opiniones o los tiempos usados en los turnos de palabra, busca una mesa redonda y sillas iguales.
- Comunica con estrategia.
Todo aquello que quieras plantear, hazlo desde el siguiente esquema:
✅ Reconoce las intenciones positivas desde las que hablan los demás.
✅ Expresa tanto lo que piensas como lo que sientes (la razón sin emoción no convence).
✅ Sé claro con tu propuesta. Identifícala.
✅ Resalta los beneficios de tu propuesta (pero no trates de ocultar el Sol con un dedo si hay algún inconveniente muy claro).
✅ Comprende la posición del otro y desde ahí revisa los puntos de vista y propuestas de ambos. La empatía es fundamental para avanzar en la conversación y en el proceso de influencia.
✅ Pregunta. Haz preguntas. Te lo digo otra vez: haz preguntas. Son una de las mayores herramientas para influir.
✅ Mantén silencios. Cállate de vez en cuando. Los charlatanes de feria pasaron de moda hace ya mucho tiempo y en conversaciones o reuniones de impacto no tienen cabida.
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